記帳業務を自社でやろうとしたが、うまくいかなかった

さの会計代表の佐野です。

クラウド会計ソフトの導入について当社の取組み事例を紹介します。
どういう会社がクラウド会計に向いているのかというヒントになれば幸いです。
掲載の許可をくださった経営者様に心より感謝申し上げます。

今後、社内で記帳業務をしていきたい

以前こちらの会社様は、会計事務所に記帳代行を依頼していました。
さの会計にお声掛けくださった際、今後は社内で記帳していきたいということで、
データのチェックや会計ソフトの操作サポートなども含めてご依頼してくださいました。

社内だけで記帳業務をするので、インストール型の会計ソフトを導入

当時、クラウドソフトは現在のような存在感ではなく、選択肢にありませんでしたから、
現在でもさの会計が推奨しているインストール型の会計ソフトを導入しました。
会計ソフトの初期設定やこちらの会社様が使いやすいようなカスタマイズはさの会計で行い、
導入については、とても順調だったと思います。

しかし、ここからが大変でした。
はっきり言って、思うように記帳が進まなかったのです。

経理の担当者の業務は多岐にわたり、記帳業務は後回しにされがち

経理の担当者は、記帳以外にも様々な仕事を抱えています。
請求業務や売掛金の決済管理、支払業務、書類の整理保管、税金・社会保険関係、
給料計算、入退社の手続き、有給休暇の管理、経費精算、小口現金の管理・・・等々
一人で全部やるわけでなくてもこれらの仕事をやりながら記帳業務をする時間が確保できなかったのです。

社内の記帳業務は後回しになりがちです。

なぜなら給料計算は、給料の支払日までになにがなんでも完了させなければなりません。取引先への支払も同様ですし、請求業務を後回しにしたらお金が入ってこなくなり会社を運営できなくなってしまいますから、これも後回しにできません。締日と請求日に合わせてしっかり仕事を進める必要があります。
また、すぐに対応しないといけない業務も多くあります。入退社の手続きを後回しにすることはできません。採用が決まったら入社日に合わせて動かないといけないですし、退職も同様です。給料関係で間違いがあったら、すぐに対応すべきです。電話もよくかかってきます。
経営者も状況は分かっています。他の業務を後回しにしていいから記帳をやってくれと言うわけにもいきません。

売上が10億円くらいの会社様で、社員もたくさんいますので、実際に忙しかったと思います。

記帳業務に絶対的な締め切りがあるとすれば、決算の２カ月後にあたる申告期限になるのでしょうか。申告期限までの間というのは、記帳業務の相手は経営者になるので、経営者が記帳が進まない自社の現状を受け入れてしまったら、記帳業務は延び延びになって試算表はなかなかできあがらないでしょう。

記帳業務には会計の専門知識も必要

しかも、自社の記帳業務の担当者は会計の専門知識があるわけではありません。
事務職を希望する人は多くいますが、経理を積極的に希望する人は少ないです。ましてや即戦力になるだけの会計の知識や経験を有する人を採用するのは困難です。予算が十分あれば採用できるでしょうが、自社の人件費の予算内で採用しようとするとなかなかうまくいかないことが多いのではないでしょうか。

2年やってみたが、やはり会計事務所に記帳代行を依頼することに

できるかぎり担当者の方をサポートし、どうしようもないときはさの会計で記帳しつつ、このような状況が２年間続きました。記帳業務だけをサポートしているのではなく、経理業務を中心にお役に立てることがあればどんな問題でもかかわらせて頂いていたので、まったなしで締め切りが来る業務の改善に精一杯で、私たちも記帳業務になかなかたどり着けないという状況でした。
「簡単にできそうなのにうまくいかない」 もどかしさを感じながら仕事を進めていました。

ある日、この会社の経営者様から記帳代行料払うので記帳をお願いします、という依頼がありました。
頑張ったけどうまくいかなかったということです。

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