取り組み事例(クラウド会計ソフトの導入、その2)

取り組み事例(クラウド会計ソフトの導入、その2) |

その1からの続きになります

自社の状況を、経営者である自分が知りたいときに自分で確認できるようにしたい。
ということが、自社で記帳する当初の目的でした。そういった経営者様の思いは十分に理解しておりましたので、
言われるがまま記帳代行を引き受ける気にはなりませんでした。

このときに、提案したのが当時注目され始めたクラウド会計の導入だったのです。
提案即採用で直ちに導入されました。

マネーフォワードクラウド会計(当時はMFクラウド会計という名称でした)を導入したのですが、
効果は劇的でした。今までの苦労が一気に全部なくなったぐらい効いたのです。

こちらの会社様は、口座が10個くらいあります。その内の動きの多い口座を「自動連携」にしました。

口座の自動連携というのは、インターネットバンキングのデータを取り込んで仕訳データにするというものです。
自動連携後は、仕訳が自動で作られます。
これまで全然進まなかったのに、何もしなくても自動でどんどん仕訳が出てくるようになったのです。

連携後は、口座の動きが取り込まれていきますが、いきなり仕訳データとして登録されるわけではありません。
いったん未仕訳の状態で取り込まれ、
人間が登録して正式な仕訳データとして登録されるのです。

やはり、最終的に正しい仕訳を登録するためには人手が必要なのですが、
この会社様では、仕訳の登録は、私たち会計事務所が行っています。
会計事務所の担当者をクラウド会計を使うメンバーに含めることで、会計事務所から登録や修正ができるようになるのです。

この体制になり、以前と最も異なることは、
社内に入力する人がいなくなったということです。
クラウドソフトと会計事務所だけで記帳業務が完結するようになったのです。
(それでいて、経営者は自分の好きな時にいつでも業績や取引内容の確認が自分だけでできます)

実際、この体制になったときに経営者様から、社員が一人いらなくなったという率直な感想を頂きました。

入力業務があったから、その作業をする人が必要でしたけれども、社内に入力業務はなくなったのです。
これまでは、日付・金額・相手先・勘定科目を手作業で入力していたので、
この入力作業自体に時間がかかっていました。
入力ミスというヒューマンエラーにより残高が合わなくなり、どこで間違えたんだろうとさかのぼってミスを探し、
残高合わせに時間がかかることもしばしばありました。

しかし、日付・金額・相手先は自動で取り込まれます。
人間が関与していないのでこれらの項目についてヒューマンエラーはありません。
基本的に残高は常に正確です。

さらには、入力時に口座の明細が要らなくなりました。
通帳や当座預金照合表を見なくても経理業務ができるのです。
これらの経理資料が見れない、手元にないという理由で記帳ができないということもなくなりました。

会社の経理担当の人は、どの勘定科目にしたらよいか悩んで仕事の手が止まってしまったことが
あったと思います。
そういったこともなくなりました。勘定科目の登録は会計事務所がするからです。
会社の経理担当者が登録したものを会計事務所がチェックしていたら二度手間ですから、
会計事務所が取り込まれた未仕訳状態のデータを確認し、適切な勘定科目を選んで登録した方が効率的です。

日付や金額などの入力事務という単純作業と口座の明細書類の受け渡しがなくなったことで、
会計事務所は、適切な経理処理という本業に集中でき、
登録時に気になった取引について会社に問合せたり、
訪問時に元の資料を確認したりすればよい状態になったのです。
浮いた時間を活用して、より高度な内容の打合せができるようになりました。

お客様は、これまで自社で行う記帳業務が進まず苦労されてきましたが、
クラウド会計の導入によって、社内で行っていた記帳業務そのものがなくなった。
という形で問題が解決しました。

これまで手作業で作っていた製品が機械によって次々に生産され、
人間が検査して出荷するようになったようなものです。
会計データは日々作られます。そうするとその後の確認と仕訳登録もそれに合わせて順次されるようになります。
前工程から仕掛品が次々に送られてくるようになったので、後工程もそれに合わせて対応する、
というように仕事が流れ出しました。
しかも、後工程は外注先(会計事務所)です。クラウドなのでデータは同一ですから、
データの受け渡し業務もありません。

現在では、都銀、地銀、信金、政府系と多様な自動連携ができており、
クレジットカードについも自動連携です。

売掛金の回収だけ社内で登録していて、他はさの会計で登録しています。
売掛金の回収を社内で登録するのは、売掛金の回収状況についてリアルタイムに把握するためです。

その3に続きます

TOP