会計ソフトの自動連携機能で、入力業務をしていた社員が一人いらなくなった

会計ソフトの自動連携機能で、入力業務をしていた社員が一人いらなくなった |

経理状況をいつでも確認したい場合は、自社で記帳業務をするべき

自社の状況を、経営者である自分が知りたいときに自分で確認できるようにしたい。
ということが、自社で記帳する当初の目的でした。そういった経営者様の思いは十分に理解しておりましたので、
言われるがまま記帳代行を引き受ける気にはなりませんでした。

このときに、提案したのが当時注目され始めたクラウド会計の導入だったのです。
提案即採用で直ちに導入されました。

マネーフォワードクラウド会計(当時はMFクラウド会計という名称でした)を導入したのですが、
効果は劇的でした。今までの苦労が一気に全部なくなったぐらい効いたのです。

自動連携で、インターネットバンキングのデータを自動で取り込んで仕訳できる

こちらの会社様は、口座が10個くらいあります。その内の動きの多い口座を「自動連携」にしました。

口座の自動連携というのは、インターネットバンキングのデータを取り込んで仕訳データにするというものです。
自動連携後は、仕訳が自動で作られます。
これまで全然進まなかったのに、何もしなくても自動でどんどん仕訳が出てくるようになったのです。

連携後は、口座の動きが取り込まれていきますが、いきなり仕訳データとして登録されるわけではありません。
いったん未仕訳の状態で取り込まれ、
人間が登録して正式な仕訳データとして登録されるのです。

やはり、最終的に正しい仕訳を登録するためには人手が必要なのですが、
この会社様では、仕訳の登録は、私たち会計事務所が行っています。
会計事務所の担当者をクラウド会計を使うメンバーに含めることで、会計事務所から登録や修正ができるようになるのです。

入力業務をする人がいらなくなった

この体制になり、以前と最も異なることは、
社内に入力する人がいなくなったということです。
クラウドソフトと会計事務所だけで記帳業務が完結するようになったのです。
(それでいて、経営者は自分の好きな時にいつでも業績や取引内容の確認が自分だけでできます)

実際、この体制になったときに経営者様から、社員が一人いらなくなったという率直な感想を頂きました。

人為的なミスがなくなった

入力業務があったから、その作業をする人が必要でしたけれども、社内に入力業務はなくなったのです。
これまでは、日付・金額・相手先・勘定科目を手作業で入力していたので、
この入力作業自体に時間がかかっていました。
入力ミスというヒューマンエラーにより残高が合わなくなり、どこで間違えたんだろうとさかのぼってミスを探し、
残高合わせに時間がかかることもしばしばありました。

しかし、日付・金額・相手先は自動で取り込まれます。
人間が関与していないのでこれらの項目についてヒューマンエラーはありません。
基本的に残高は常に正確です。

明細の書類が不要になり、経理担当が勘定科目に悩む時間も削減

さらには、入力時に口座の明細が要らなくなりました。
通帳や当座預金照合表を見なくても経理業務ができるのです。
これらの経理資料が見れない、手元にないという理由で記帳ができないということもなくなりました。

会社の経理担当の人は、どの勘定科目にしたらよいか悩んで仕事の手が止まってしまったことが
あったと思います。
そういったこともなくなりました。勘定科目の登録は会計事務所がするからです。
会社の経理担当者が登録したものを会計事務所がチェックしていたら二度手間ですから、
会計事務所が取り込まれた未仕訳状態のデータを確認し、適切な勘定科目を選んで登録した方が効率的です。

日付や金額などの入力事務という単純作業と口座の明細書類の受け渡しがなくなったことで、
会計事務所は、適切な経理処理という本業に集中でき、
登録時に気になった取引について会社に問合せたり、
訪問時に元の資料を確認したりすればよい状態になったのです。
浮いた時間を活用して、より高度な内容の打合せができるようになりました。

ほとんどの銀行・クレジットカードがクラウド会計ソフトの自動連携に対応

お客様は、これまで自社で行う記帳業務が進まず苦労されてきましたが、
クラウド会計の導入によって、社内で行っていた記帳業務そのものがなくなった。
という形で問題が解決しました。

これまで手作業で作っていた製品が機械によって次々に生産され、
人間が検査して出荷するようになったようなものです。
会計データは日々作られます。そうするとその後の確認と仕訳登録もそれに合わせて順次されるようになります。
前工程から仕掛品が次々に送られてくるようになったので、後工程もそれに合わせて対応する、
というように仕事が流れ出しました。
しかも、後工程は外注先(会計事務所)です。クラウドなのでデータは同一ですから、
データの受け渡し業務もありません。

現在では、都銀、地銀、信金、政府系と多様な自動連携ができており、
クレジットカードについも自動連携です。

売掛金の回収だけ社内で登録していて、他はさの会計で登録しています。
売掛金の回収を社内で登録するのは、売掛金の回収状況についてリアルタイムに把握するためです。

記帳代行の関連記事

 

経理代行から財務・税務のコンサルまで、適正価格で対応します。

給与計算や記帳代行を、税理士が正しく会計処理します
・「古田土式決算書」で業績の見える化実現
・利益予測を明確にし決算・節税対策のアドバイスまで実施

関連記事

「速報サービス」を始めました! | さの会計

「速報サービス」を始めました!

「速報サービス」を始めました! | さの会計
2月に入り、事務所内は確定申告やその他諸々で活気づいています。 気候は暖冬ながらも、少し冷え込む日も出てきました。 新型コロナウイルスのニュースなども怖いですが、 手洗いうがいなどを徹底してなんとか乗り切っていきたいですね! さ…
当事務所の料金体系について | さの会計

当事務所の料金体系について

当事務所の料金体系について | さの会計
一宮市の税理士事務所、さの会計です。 ご新規のお客様が当事務所とご契約を結んでいただく際に 「料金が明確で安いのが決め手になりました」と言われることが増えました。   実際に「月々の顧問料が40,000円→8,000円になりまし…
事務所のリニューアル | さの会計

事務所のリニューアル

事務所のリニューアル | さの会計
いつも大変お世話になり誠にありがとうございます。 先日、事務所のリニューアルを行いました。 以前は島が一つでしたが、島が二つになりました。 事務所らしさが増して、新しい気持ちで仕事を進めています。 また、コンセントの増設工事も行いま…
さの会計のスタッフが増えました | さの会計

さの会計のスタッフが増えました

さの会計のスタッフが増えました | さの会計
いつもありがとうございます。 10月より経理スタッフが1名増えて、所長+スタッフ5名の体制となりました。 新メンバーは名古屋の会計事務所での経験もあり、即戦力です。 新体制で力を合わせて、年末~確定申告の忙しい時期を乗り切りたいと思い…
Web相談(テレビ会議)サービスのご紹介 | さの会計

Web相談(テレビ会議)サービスのご紹介

Web相談(テレビ会議)サービスのご紹介 | さの会計
いつもありがとうございます。 新型コロナウイルスの感染拡大から一年以上経ち、 以前よりWebでのご面談・相談がずいぶんと増えてきました。 お客様から「予想以上に便利!」とのお声をいただくことも多いので、 当事務所のWeb相談…
お役立ちパンフレット「中小企業税制」 | さの会計

お役立ちパンフレット「中小企業税制」

お役立ちパンフレット「中小企業税制」 | さの会計
先日、「中小企業税制」の令和元年度版が発行されました。 さの会計ではパンフレットを事務所玄関横に置いておりますので、 来所されるお客様はご自由にお持ちください。 中小企業が優遇されている税制についてまとまっておりますので、ぜひご覧…
TOP